Wie Hotels mit WhatsApp & E-Mail mehr Direktbuchungen erzielen

Eine bewusste Entscheidung ist es bei den wenigsten. Die meisten Hotels sind einfach irgendwann auf den Plattformen gelandet. Weil es schnell ging, weil alle anderen das auch machen, weil es funktioniert hat. Und dann blieb es so.

Ich rede hier nicht von einer Grundsatzkritik an Buchungsplattformen. Die bringen Sichtbarkeit. Aber wer fast ausschließlich über sie bucht, zahlt dafür dauerhaft – und gibt gleichzeitig die direkte Beziehung zu seinen Gästen ab.

Zwei Kanäle können das ändern. Und die meisten Hotels haben sie schon – nutzen sie nur nicht richtig: E-Mail und WhatsApp.

Buchungsplattformen sind nicht das Problem. Sie bringen Sichtbarkeit, besonders für Hotels, die noch keine eigene Community aufgebaut haben. Das Problem ist die einseitige Abhängigkeit davon.

Wer ausschließlich über OTAs (Online Travel Agencies wie Booking.com oder Expedia) verkauft, zahlt 15 bis 20 Prozent Provision pro Buchung. Und was noch schwerer wiegt: Der Gast gehört in diesem Moment nicht dir, er gehört der Plattform. Du weißt kaum etwas über ihn, du kannst ihn nicht direkt ansprechen, und du hast wenig Chancen, ihn beim nächsten Mal als Direktbucher zurückzugewinnen.

E-Mail und WhatsApp drehen das um. Sie sind direkte Kanäle – zwischen dir und deinem Gast, ohne Mittelsmann, ohne Provision.

Öffnungsrate bei WhatsApp-Nachrichten im Hotelbereich

Typische Öffnungsrate von Hotel-E-Mails

der Hotels nutzen WhatsApp aktiv für Marketing

Das bedeutet konkret: WhatsApp-Nachrichten werden fast immer gelesen. E-Mails landen immer noch deutlich öfter beim Empfänger als ein Flyer in der Hotellobby. Und der überwiegende Teil der Hotels macht mit diesen Kanälen gerade noch viel zu wenig.

Bevor du anfängst, irgendwas zu verschicken: Es hilft, kurz zu klären, was das Ziel ist. Denn „mehr E-Mails schicken” ist kein Ziel, es ist Beschäftigung.

Die meisten Hotels, die E-Mail und WhatsApp strategisch einsetzen, verfolgen eine Kombination dieser Ziele:

Gäste, die schon mal da waren, sollen beim nächsten Mal direkt buchen, nicht über andere Kanäle.

gezielte Angebote an bestehende Kontakte statt allgemeine Rabattaktionen.

Upgrades, Spa-Slots, Restaurant-Reservierungen, Late-Checkout. Das nennt man Upselling.

Wer im richtigen Moment nach einer Bewertung fragt, bekommt öfter eine.

und im besten Fall weiterempfehlen. Wichtig ist auch: Erfolg lässt sich messen. Öffnungsraten, Klickraten, wie viele Buchungen über einen Kampagnen-Link reinkommen, wie viel Umsatz ein Upsell-Angebot gebracht hat. Wer das nicht trackt, tappt im Dunkeln.

Beide Kanäle haben echte Stärken. Und echte Schwächen. Das zu verstehen ist wichtiger, als einfach loszulegen.

Kurz gesagt: E-Mail ist die Bühne für Substanz und Segmentierung. WhatsApp ist der direkte Draht zum Gast – schnell, persönlich, hocheffektiv, wenn er nicht überstrapaziert wird.

Ein Gast durchläuft mit deinem Hotel mehrere Phasen – von der Buchung bis zur Bewertung Wochen später. Und in jeder Phase gibt es einen optimalen Kanal und optimale Inhalte.

Die Kombination aus beiden Kanälen entlang dieser drei Phasen ist das, was den Unterschied macht. Wer nur ab und zu einen Newsletter verschickt, lässt den größten Teil des Potenzials liegen.

Ein Punkt, den man nicht ignorieren sollte: Für Marketingnachrichten per E-Mail und WhatsApp brauchst du die ausdrückliche Einwilligung deiner Gäste – das schreibt die DSGVO vor. Das klingt bürokratischer als es ist. In der Praxis bedeutet es: eine klare Checkbox auf der Buchungsstrecke, transparent formuliert, mit einfacher Abmeldemöglichkeit.

Wer das sauber aufbaut, hat damit keine Probleme.

Es klingt vielleicht so, als wäre das alles eher etwas für größere Häuser mit Marketing-Budget. Ist es nicht.

Gerade kleine und unabhängige Hotels haben etwas, das große Ketten nicht einfach kopieren können: Persönlichkeit. Eine WhatsApp-Nachricht, die sich wirklich persönlich anfühlt, schlägt jede automatisierte Buchungsplattform-Benachrichtigung, wenn sie gut gemacht ist.

Und das Zeitfenster ist günstig: Nur etwa 12 % der Hotels nutzen WhatsApp aktiv für Marketing. Wer jetzt anfängt, hat einen echten Vorsprung.

E-Mail und WhatsApp sind keine Geheimwaffe. Sie sind direkte Kanäle, die die meisten Hotels schon haben – und die meisten deutlich zu wenig nutzen.

E-Mail für Substanz und Planung. WhatsApp für Schnelligkeit und persönliche Relevanz. Beide zusammen, entlang der Gästereise eingesetzt, können den Direktbuchungsanteil spürbar erhöhen, Umsätze steigern und die Abhängigkeit von Buchungsplattformen reduzieren.

Das braucht kein großes Budget. Es braucht ein bisschen Struktur – und den Willen, es wirklich anzugehen.